实物档案数字化有多种方式。最常用的是扫描。通过扫描技术，可以将纸质档案转换成数字文档。扫描分为单页扫描和批量扫描。单页扫描适用于较小的文档，而批量扫描适用于大量文档。此外，数字化档案还可以使用文本识别技术。文本识别将印刷文字转化为可编辑的文本格式。当然，数字化档案还可借助摄像机或视频摄像机进行数字化处理。这种技术特别适用于三维物品或不规则物品。
在贴实物档案标签时，首先要确保标签清晰明了，包含必要的信息。标签应该贴在实物档案的显眼位置，例如正面或顶部，以便快速识别。使用耐用的标签材料，确保标签不易褪色、脱落或损坏。在标签上注明文件的名称、编号、日期、存档位置等重要信息，以便查询和检索。
另外，可以考虑使用彩色标签或符号来分类不同类型的档案，方便管理和归档。
最后，应确保所有档案标签都贴得牢固，以防丢失或混淆。